Tag 16: Entscheidungs-Pitch - worauf es wirklich ankommt

Marc

Herzlich willkommen zu unserem heutigen Podcast Update für die AI Business Specialist Klasse. Heute steht Tag sechzehn an, und wir befinden uns mitten in den Vorbereitungen auf den Präsenztag im Launchspace Zürich Altstetten. Wir decken die beiden zentralen Handlungskompetenzen C5 und C6 ab.

Stefan

Hallo zusammen. Ja, Tag sechzehn ist ein ganz besonderer Meilenstein im gesamten AIBS Programm. Während wir an Tag vierzehn den Mitigationsplan erarbeitet und an Tag fünfzehn den ersten Entwurf des Business Cases gerechnet haben, geht es heute um den entscheidenden Schritt: Wie verwandelt man eine richtige Rechnung in eine überzeugende Entscheidungsvorlage und vertritt sie im Board Pitch?

Marc

Und das ist extrem wichtig für die Prüfung. Blicken wir direkt auf Prüfungsteil eins. Das ist die mündliche Prüfung über fünfundvierzig Minuten, die mit fünfzig Prozent gewichtet ist. Hier sind fünfzehn Minuten Pitch und danach dreissig Minuten Talk und Diskussion gefordert! In Prüfungsteil eins ist C5 zwingend vorgeschrieben. C6, also Entscheidungsgrundlagen erarbeiten und präsentieren, kommt im gesamten Lehrplan nur an diesem einen Tag vor. Die Wahrscheinlichkeit ist extrem hoch, dass C6 eure vierte C Kompetenz in der Prüfung wird. Ausserdem ist am ersten Oktober bereits die Abgabe der Projektarbeit und der Projektzusammenfassung. Nach heute kommt kein Kurstag mehr dazu, der auf den Business Case einzahlt.

Stefan

Absolut, Marc. Und genau deshalb wollen wir in dieser Episode wirklich tief in die Details gehen. Wir geben euch konkrete Tipps, Tricks und Insights aus der Prüfungspraxis an die Hand, damit ihr sowohl in den fünfzehn Minuten Pitch als auch in den dreissig Minuten Talk im Prüfungsteil eins perfekt aufgestellt seid.

Marc

Lasst uns beim fundamentalen Denkfehler anfangen, an dem die meisten Fachkräfte scheitern. Stefan, was ist der Unterschied zwischen einem Bericht und einer Entscheidungsvorlage?

Stefan

Der Unterschied liegt in der Blickrichtung und in der Reihenfolge. Ein Bericht schaut zurück auf das, was du getan hast. Er erzählt chronologisch in der Reihenfolge deiner Arbeit: erst die Ausgangslage, dann die Analyse, dann die Methoden und ganz am Ende, im letzten Satz, die Empfehlung. Wer so vor der Geschäftsleitung oder Experten präsentiert, verliert kostbare Minuten. In Prüfungsteil eins musst du fünfzehn Minuten Pitch voll ausnutzen und sofort auf den Punkt kommen, statt zwanzig Minuten lang zu erzählen, was du alles untersucht hast.

Marc

Genau! Wer mit Sätzen beginnt wie Ich habe untersucht oder Wir haben in den letzten Wochen vier Szenarien gerechnet, der berichtet nur. Wer Führung übernehmen will, kehrt die Reihenfolge komplett um. Eine Entscheidungsvorlage schaut nach vorn auf das, was geschehen soll. Die Prüffrage lautet immer: Könnte ein Vorstandsmitglied allein auf Basis dieser einen Seite sofort Ja oder Nein sagen?

Stefan

Hier kommt schon unser erster konkreter Tipp für euch: Schreibt die Empfehlung immer im allerersten Satz. Wir nennen das im Programm das Pyramidenprinzip nach Barbara Minto von McKinsey oder im Militär BLUF, also Bottom Line Up Front. Das Ergebnis steht oben, darunter kommen drei tragende Gründe und ganz unten die Belege.

Marc

Ein perfektes Beispiel dafür aus der Praxis ist Amazon, oder? Jeff Bezos hat ja zweitausendvier PowerPoint aus allen Entscheidungssitzungen der Führungsebene verbannt.

Stefan

Richtig! Bezos hat PowerPoint durch ein sechsseitiges Memo in ganzen Sätzen ersetzt. Die Führungssitzungen bei Amazon beginnen seither mit zwanzig bis dreissig Minuten stillem Lesen, der sogenannten Study Hall. Der Grund dafür ist reine Logik: Auf PowerPoint Folien verdecken drei Stichworte sehr leicht riesige Denklücken. Ein vollständiger Satz mit Subjekt, Prädikat und Objekt zwingt dich hingegen zu einer glasklaren Aussage. Für euch am Kurstag und in der Prüfung gilt deshalb: Das geschriebene Dokument ist die Entscheidungsgrundlage. Folien sind allenfalls eine optische Zugabe, und heute sind maximal drei Folien erlaubt.

Marc

Lasst uns die sieben Felder der Ein Seiten Entscheidungsvorlage Punkt für Punkt durchgehen. Alfonso Papa und Martin Meyer haben dafür ein Raster entwickelt, bei dem kein einziges Feld leer bleiben darf. Ein leeres Feld ist nämlich kein Formfehler, sondern eine Lücke im Denken.

Stefan

Gehen wir die sieben Felder durch. Feld eins ist die Empfehlung: Einführen, anpassen oder verzichten. In genau einem Satz, mit der Hauptbegründung. Feld zwei sind die drei Gründe. Tipp hier: Wählt genau drei Gründe aus, nicht zwei und nicht vier. Und zwar idealerweise je einen aus den Bereichen Nutzen, Machbarkeit und Risiko. Die drei Gründe müssen so unabhängig voneinander sein, dass jeder einzelne die Empfehlung noch trägt, falls einer der anderen wegfällt.

Marc

Feld drei ist der Preis: Streng getrennt in einmalige Investition und laufende Betriebskosten, ergänzt um die geplante Nutzungsdauer. Ein häufiger Fehler ist es, nur die Initialkosten zu nennen und die laufende Betreuung zu vergessen. Feld vier ist der Nutzen: Hier gehört für jede Zeile die Grösse, die genaue Höhe und die dahinterliegende Annahme hinein. Nichts ist gefährlicher als eine isolierte Prozentzahl ohne Basis. Im Pitch müsst ihr extrem konkret auf die Zahlen eingehen. Die Experten wollen exakte Beträge, stichhaltige Annahmen und keine schwammigen Schätzungen hören!

Stefan

Feld fünf ist die Kennzahl: Höchstens zwei Kennzahlen, zum Beispiel Payback und Kapitalwert, jeweils verknüpft mit der Frage, die sie beantwortet. Feld sechs betrifft Risiko und Kontrolle: Welches ist das grösste Risiko, welche Massnahme gibt es, welche Rolle ist verantwortlich und wo liegt die Eingriffsschwelle? Und Feld sieben ist die geprüfte Alternative: Welche Option wurde ernsthaft geprüft und aus welchem Grund begründet verworfen? Auch die Option Verzicht beziehungsweise Nichts tun zählt als Alternative.

Marc

Das ist extrem griffig. Wenn man das am Musterfall des ISA Desk durchspielt, dem internen Wissensassistenten einer Verbandsgeschäftsstelle, wird das sofort anschaulich: Empfehlung ist die Einführung, weil der Nutzen den Aufwand im zweiten Jahr übersteigt. Die drei Gründe: Die budgetierte halbe Stelle in der Auskunft wird nicht besetzt, jede Auskunft wird belegbar, und das Fehlerrisiko ist durch Sperrliste und Quellendatum beherrschbar. Der Preis: Sechzigtausend Franken einmalig, zweiundvierzigtausend laufend. Der Nutzen: Zweiundsiebzigtausend Franken pro Jahr. Die Alternative war eine weitere halbe Stelle, verworfen weil sie fünfundvierzigtausend im Jahr kostet und das Qualitätsrisiko nicht löst.

Stefan

Sehr stark! Und jetzt kommen wir zu einem Bereich, den viele technisch orientierte Spezialisten unterschätzen: Die Übersetzung der Lösung für verschiedene Zielgruppen. Im Lektionenplan steht wörtlich, dass dieselbe Lösung in drei verschiedenen Fassungen erklärt werden muss. Marc, wer entscheidet denn heute im Jahr zweitausendsechsundzwanzig eigentlich über KI Budgets?

Marc

Die Macht hat sich ganz klar gedreht. Während früher die IT Abteilung KI Projekte im Experimentierstadium bewilligt hat, entscheidet heute die CFO Brille. Schätzungen zeigen, dass Finanzverantwortliche im Jahr zweitausendsechsundzwanzig bei über fünfundsechzig Prozent aller KI Budgets das Sagen oder ein Vetorecht haben. Anfang zweitausendfünfundzwanzig waren das erst vierzig Prozent. Gleichzeitig kann nicht einmal ein Drittel der Unternehmen ein konkretes finanzielles Ergebnis vorweisen, das direkt auf KI zurückgeht. Deswegen sind Finanzchefs und Experten extrem skeptisch geworden.

Stefan

Absolut. Und wenn du vor den CFO oder in die mündliche Prüfung trittst, bringt dir die technische Fassung mit Begriffen wie Retrieval Augmented Generation, RAG, Embeddings oder Vektordatenbanken überhaupt nichts. Der CFO hat genau vier harte Prüffragen: Erste Frage: Welche Position in der Erfolgsrechnung verändert sich? Zweite Frage: Um wie viel Geld? Dritte Frage: Ab welchem genauen Stichtag? Und vierte Frage: Wie sicher ist diese Zahl? In den fünfzehn Minuten Pitch müsst ihr genau diese Zahlen glasklar und mit konkreten Annahmen belegen.

Marc

Ein super Tipp für euch in diesem Zusammenhang: Vorsicht bei diffusen Effizienzgewinnen! Ich sehe im Schweizer Markt dauernd Anträge, in denen steht: Unsere Lösung spart den Mitarbeitenden zehn Minuten pro Tag. Wenn diese gesparte Zeit aber nicht in eine konkret gestrichene Stelle, eine reduzierte Fremdleistung oder ein höheres Verkaufsvolumen mündet, verändert sich in der Erfolgsrechnung genau gar nichts! Ungerichtete Zeitersparnis ist für den CFO eine Nullnummer. Nur Kapazität mit konkreter Adresse zählt als harter Nutzen.

Stefan

Sehr guter Punkt, Marc. Wie übersetzen wir also richtig, ohne zu verfälschen? Der Schlüssel ist das Muster Analogie plus Grenze. Eine Analogie macht das System für Nicht Techniker verständlich, aber nur das Benennen der Grenze verhindert gefährliche Fehlserwartungen.

Marc

Gib uns mal ein konkretes Beispiel dafür, Stefan.

Stefan

Sehr gerne. Anstatt zu sagen: Das System nutzt ein RAG Muster mit Embeddings, sagst du: Es sucht zuerst in unseren eigenen internen Merkblättern und formuliert die Antwort erst danach. Das ist die Analogie. Und jetzt kommt sofort die Grenze: Aber das System prüft nicht von selbst, ob das gefundene Merkblatt rechtlich noch gültig ist. Dafür haben wir die redaktionelle Sperrliste. Erst durch diese Grenze wird das Bild vollständig und ehrlich.

Marc

Und dazu gehört auch die richtige Wahl der Verben! Verwendet im Pitch und in der Vorlage niemals Wissensverben wie Das System weiss, Das System versteht oder Die KI lernt dazu. Das verspricht Fähigkeiten, die die Technologie nicht hat. Verwendet stattdessen reine Tätigkeitsverben: Das System sucht, liest, vergleicht, entwirft und formuliert. Das schützt euch auch vor juristischen Risiken.

Stefan

Das bringt uns zum Begriff AI Washing. Seit zweitausendvierundzwanzig verfolgen amerikanische Behörden wie die SEC, die FTC und das Justizministerium rigoros Fälle, in denen Unternehmen die Fähigkeiten ihrer KI Produkte überzeichnet haben. In den USA gab es bereits Strafen und Schadensersatzforderungen in Höhe von über vierundvierzig Millionen Dollar, in einem Fall drohen sogar bis zu zwanzig Jahre Haft wegen Betrugs. Prüfteams testen heute weltweit, ob die betrieblichen Kontrollen den KI Aussagen tatsächlich entsprechen. Wer behauptet, KI erledige den Prozess automatisch, obwohl im Hintergrund Menschen die Fehler korrigieren, geht ein massives Rechtsrisiko ein. Belegbarkeit ist deshalb das oberste Gebot.

Marc

Jetzt lasst uns über das stärkste Element der ganzen Entscheidungsvorlage sprechen: Das Abbruchkriterium! Stefan, viele Kursteilnehmende denken am Anfang, ein Abbruchkriterium sei ein Zeichen von Schwäche, weil man schon ans Scheitern denkt. Warum ist das Gegenteil der Fall?

Stefan

Ein Abbruchkriterium ist das allerstärkste Vertrauenssignal, das du einem Board oder einer Prüfungskommission senden kannst! Es zeigt den Entscheidern, dass du deine eigenen Annahmen ernst genug nimmst, um sie messbar und widerlegbar zu machen. Es nimmt dem CFO die Angst vor einem uferlosen Budgetloch. Gartner hat schon im Juli zweitausendvierundzwanzig prognostiziert, dass mindestens dreissig Prozent aller GenAI Projekte nach dem Proof of Concept abgebrochen werden, meist wegen unklarem Nutzen oder ausufernden Kosten. Wer den Abbruch vorab sauber definiert, verwandelt ein potenzielles Desaster in eine geplante Führungsentscheidung.

Marc

Ein vollständiges Abbruchkriterium braucht exakt fünf Angaben, sonst ist es nur eine wertlose Absichtserklärung. Erstens: Die Annahme mit dem grössten Hebel. Zweitens: Die messbare Grösse aus dem Betrieb. Drittens: Der Schwellenwert, abgeleitet aus dem Kipppunkt eurer Szenarienrechnung. Viertens: Der genaue Messzeitpunkt und die namentlich benannte verantwortliche Person. Und fünftens: Die automatische Konsequenz, also anpassen, verkleinern oder beenden.

Stefan

Ein berühmtes Praxisbeispiel dafür, was passiert wenn ein Abbruchkriterium fehlt, ist Klarna. Im Februar zweitausendvierundzwanzig verkündete Klarna stolz, ihr KI Assistent leiste die Arbeit von siebenhundert Vollzeitkräften, habe im ersten Monat zwei Komma drei Millionen Gespräche geführt und spare vierzig Millionen Dollar ein. Mitte zweitausendfünfundzwanzig musste das Unternehmen jedoch wieder menschliche Kundendienstmitarbeiter einstellen und zu einem Hybridmodell zurückkehren. Der CEO räumte ein, dass man sich zu einseitig auf Effizienz und Kosten konzentriert hatte. Die Mengenkennzahlen wie Bearbeitungszeit sahen super aus, aber die Qualität und Kundenzufriedenheit bei komplexen Fallarten brach ein. Ein Abbruchkriterium auf Ebene der Fallarten hätte diesen Fehler Monate früher aufgedeckt!

Marc

Genau. Und wie beantwortet man die Risikofrage am besten? Nicht mit vagen Beteuerungen wie Wir passen gut auf, sondern mit dokumentierter Governance! Übernehmt einfach eure Eskalationsregel und den Mitigationsplan aus Tag vierzehn. Nennt die Eingriffsschwelle als harte Zahl, nennt die verantwortliche Rolle und verweist auf Standards wie ISO vierundvierzigtausend oder ISO zweiundvierzigtausendundeins sowie ISO dreissigachttausendsiebenundsiebenzig. Und denkt an die Kostenzeile für die Schulung der Mitarbeitenden! Die ist nach Artikel vier der EU KI Verordnung seit Februar zweitausendfünfundzwanzig Pflicht und hat extraterritoriale Wirkung auf Schweizer Unternehmen.

Stefan

Ein genialer Praxistrick zur Vorbereitung eures Pitchs ist das Pre Mortem von Gary Klein und Daniel Kahneman. Bevor ihr in den Pitch geht, investiert zehn Minuten in diese Übung: Versetzt euch gedanklich in den Mai zweitausendsiebenundzwanzig. Nehmt an, das Projekt ist völlig gescheitert. Schreibt fünf Minuten lang allein und in Stille alle Gründe auf, warum es gescheitert ist. Der kognitive Effekt hinter dem prospektiven Rückblick verbessert die Ursachensuche um rund dreissig Prozent! Die zwei wichtigsten Gründe baut ihr direkt als Risiko oder Abbruchkriterium in eure Vorlage ein. Die restlichen Gründe sind eure perfekte Antwortreserve für die dreissig Minuten Diskussion.

Marc

Schauen wir uns nun die genaue Struktur von Prüfungsteil eins und den Unterschied zu den Kurstags Übungen an. Stefan, lass uns noch einmal glasklar vergleichen, wie Prüfungsteil eins aufgebaut ist und wie wir die Zeit optimal ausnutzen!

Stefan

Sehr wichtig! Am Kurstag im Launchspace üben wir im Trainings Takt, wo ein Slot fünfzehn Minuten umfasst, aufgeteilt in fünf Minuten Pitch, sechs Minuten Fragen, zwei Minuten Jury Feedback und zwei Minuten Wechsel. Aber in Prüfungsteil eins der tatsächlichen Berufsprüfung habt ihr insgesamt fünfundvierzig Minuten Zeit! Und diese gliedern sich in exakt zwei Blöcke: Fünfzehn Minuten Pitch und anschliessend dreissig Minuten Talk und Fachgespräch mit den Experten!

Marc

Und in diesen fünfzehn Minuten Pitch müsst ihr die Zeit wirklich voll ausnutzen! Wenn du nach fünf Minuten fertig bist und nur an der Oberfläche gekratzt hast, verschenkst du wertvolle Punkte. Die fünfzehn Minuten bieten euch den Platz, um extrem tief in die Zahlen einzusteigen, jede Nutzenzeile mit konkreten Annahmen zu hinterlegen, den Preis aufzuschlüsseln, die Szenarienrechnung zu erklären und die Governance im Detail darzulegen. Ein professioneller Pitch nutzt die fünfzehn Minuten präzise aus, ohne zu überziehen.

Stefan

Absolut. Und nach den fünfzehn Minuten Pitch folgen die dreissig Minuten Talk und Fachgespräch. Hier kommt das zweite zentrale Bewertungskriterium aus C6 ins Spiel: Die Diskussion leiten! Wer in den dreissig Minuten Talk nur passiv auf Fragen wartet und Ja oder Nein antwortet, wird von den Experten getrieben. Wer führen will, nutzt auch in den dreissig Minuten Fachgespräch unseren bewährten Vierschritt.

Marc

Erkläre uns diesen Vierschritt für die dreissig Minuten Diskussion noch einmal im Detail, Stefan.

Stefan

Schritt eins: Ordnet die Frage der Experten sofort in einem Halbsatz ein, zum Beispiel Das betrifft die Annahme hinter unserer grössten Nutzenzeile. Schritt zwei: Antwortet konkret, ziffernbasiert und präzise auf den Punkt. Schritt drei: Benennt Unsicherheiten transparent und souverän: Das haben wir im Modell sensitiv simuliert, bei einer Abweichung von zehn Prozent greift folgende Massnahme. Und Schritt vier: Schliesst aktiv ab und schlagt den nächsten logischen Schritt vor. Damit behaltet ihr in den dreissig Minuten Talk stets das Heft des Handelns in der Hand!

Marc

Das ist ein extrem wertvoller Insight für die Prüfung! Fassen wir die Learnings zusammen: Nutzt die fünfzehn Minuten Pitch voll aus, geht tief in die konkreten Zahlen und Annahmen, zeigt eure CFO Brille, nutzt Analogien mit Grenzen, baut ein exaktes Abbruchkriterium ein und führt die dreissig Minuten Diskussion aktiv mit dem Vierschritt.

Stefan

Genauso ist es. Wenn ihr diese Leitlinien beherzigt, verwandelt ihr eure Rechnungen in echte Entscheidungsvorlagen. Ihr habt bewiesen, dass die Zahlen stimmen. Ab jetzt zeigt ihr, dass ihr sie auch jemandem erklären und in einer fünfundvierzigminütigen Prüfung souverän vertreten könnt! Wir wünschen euch viel Erfolg beim Vorbereiten, eine ertragreiche Werkstatt im Launchspace und viel Erfolg beim Board Pitch und der Prüfung! Wir sehen uns am Samstag!